Inhouse Training: Handling Difficult Clients & Complaints Professionally

Inhouse Training: Handling Difficult Clients & Complaints Professionally

Durasi: 1 Hari (09.00 – 16.00 WIB)
Investasi: Menyesuaikan jumlah peserta, lokasi, dan permintaan khusus

Deskripsi

Mengelola hubungan dengan klien bukan hanya soal memberikan layanan terbaik, tetapi juga tentang bagaimana menghadapi situasi sulit dengan profesional. Dalam realitas bisnis, tidak semua klien selalu puas, dan tidak semua interaksi berjalan mulus. Keluhan, komplain, bahkan konfrontasi bisa muncul kapan saja. Cara perusahaan dan karyawan menangani situasi ini akan menentukan citra, reputasi, bahkan keberlangsungan hubungan jangka panjang dengan klien.

Pelatihan inhouse “Handling Difficult Clients & Complaints Professionally” dirancang untuk membekali peserta dengan keterampilan praktis dalam mengelola klien yang sulit serta menangani keluhan secara efektif. Peserta akan mempelajari teknik komunikasi empatik, strategi menghadapi berbagai tipe klien, hingga cara mengubah keluhan menjadi peluang untuk meningkatkan layanan.

Dengan mengikuti pelatihan ini, perusahaan dapat meningkatkan kepuasan klien, membangun loyalitas, serta memperkuat posisi kompetitif di pasar.

Tujuan

Pelatihan ini bertujuan membantu peserta menguasai pola pikir dan keterampilan dalam menghadapi klien yang sulit dengan tenang, profesional, dan efektif. Tujuan khusus pelatihan adalah:

1. Memahami penyebab utama munculnya klien sulit dan keluhan.
2. Meningkatkan kemampuan komunikasi empatik, asertif, dan solutif.
3. Menerapkan strategi menghadapi klien dengan berbagai karakteristik.
4. Menguasai teknik de-escalation dalam meredakan situasi konflik.
5. Menjadikan komplain sebagai bahan evaluasi dan peluang perbaikan layanan.
6. Membentuk perilaku profesional dalam situasi penuh tekanan.

Manfaat

Peserta pelatihan akan memperoleh manfaat nyata, baik untuk pengembangan pribadi maupun untuk mendukung kinerja organisasi, antara lain:

• Meningkatkan rasa percaya diri dalam menghadapi klien yang sulit.
• Memahami berbagai tipe klien dan menyesuaikan strategi pendekatan.
• Menguasai teknik komunikasi efektif dalam meredakan emosi klien.
• Mengelola komplain menjadi peluang untuk membangun kepercayaan.
• Meningkatkan kemampuan problem solving dalam situasi layanan.
• Membantu organisasi menjaga reputasi positif dan citra profesional.
• Mendukung terciptanya budaya layanan pelanggan yang unggul.

Metode Pelatihan

Pelatihan ini menggunakan metode interaktif, aplikatif, dan berbasis pengalaman sehingga peserta dapat langsung mempraktikkan keterampilan yang dipelajari. Metode yang digunakan meliputi:

• Interactive Lecture – Pemaparan konsep dengan contoh kasus nyata.
• Role Play & Simulation – Latihan menghadapi klien dalam berbagai skenario.
• Case Study – Analisis kasus keluhan pelanggan dan solusi yang tepat.
• Group Discussion – Diskusi kelompok untuk berbagi pengalaman dan strategi.
• Action Plan – Penyusunan rencana penerapan keterampilan di tempat kerja.

Target Peserta

Pelatihan inhouse ini relevan bagi berbagai level karyawan yang berinteraksi dengan klien eksternal maupun internal, termasuk:

• Customer Service, Call Center, Frontliner
• Sales & Marketing
• Relationship Manager / Relationship Officer
• Supervisor & Manager bidang layanan pelanggan
• Karyawan di unit kerja yang sering menghadapi keluhan atau komplain
• Siapa saja yang ingin meningkatkan keterampilan komunikasi layanan

Investasi

Investasi untuk pelatihan Handling Difficult Clients & Complaints Professionally bersifat fleksibel dan menyesuaikan dengan kebutuhan organisasi, yaitu berdasarkan:

• Jumlah peserta
• Lokasi penyelenggaraan
• Permintaan khusus (customized content, bilingual delivery, tambahan modul, dll.)

Untuk mendapatkan penawaran terbaik, silakan hubungi tim HRD Forum.

Outline Lengkap

1. Understanding Difficult Clients
   • Definisi & penyebab klien sulit
   • Dampak terhadap layanan & reputasi perusahaan
   • Studi kasus nyata
2. The Psychology of Complaints
   • Mengapa klien mengeluh?
   • Faktor emosi, persepsi, dan ekspektasi
   • Memahami pola komunikasi klien
3. Effective Communication Skills
   • Mendengarkan aktif & empati
   • Bahasa positif dan konstruktif
   • Komunikasi asertif tanpa memicu konflik
4. Strategies for Handling Difficult Clients
   • Menghadapi klien marah atau agresif
   • Mengelola klien yang menuntut berlebihan
   • Menangani klien pasif, ragu, atau tidak kooperatif
5. Complaint Handling Techniques
   • Model 5 langkah menangani komplain
   • De-escalation technique untuk meredakan konflik
   • Mengubah keluhan menjadi peluang bisnis
6. Practical Role Play & Simulation
   • Latihan menghadapi skenario nyata
   • Umpan balik langsung untuk perbaikan keterampilan
7. Action Plan & Commitment
   • Menyusun strategi penerapan di tempat kerja
   • Komitmen pribadi dan tim dalam menjaga standar layanan

Penutup

Pelatihan inhouse Handling Difficult Clients & Complaints Professionally adalah solusi tepat bagi perusahaan yang ingin meningkatkan kualitas layanan sekaligus membekali karyawan dengan keterampilan menghadapi situasi sulit. Dengan pendekatan praktis, peserta tidak hanya belajar teori, tetapi juga berlatih langsung dalam menghadapi skenario nyata.

Hasilnya, peserta akan lebih percaya diri, profesional, dan siap menghadapi klien dengan berbagai karakter. Perusahaan pun akan mendapatkan keuntungan berupa peningkatan kepuasan, loyalitas, dan reputasi positif di mata pelanggan.

Registrasi & Informasi

Untuk permintaan Inhouse Training Handling Difficult Clients & Complaints Professionally, silakan hubungi:

📱 WhatsApp: 0818715595
📧 Email: Event@HRD-Forum.com
🌐 Website: www.HRD-Forum.com