Teknik Penyusunan Kontrak Pengadaan Barang dan Jasa untuk Swasta dan BUMN

Teknik Penyusunan Kontrak Pengadaan Barang dan Jasa

Kontrak pengadaan barang/jasa adalah perjanjian hukum penting yang mengikat antara pengguna (pembeli) dan penyedia (penjual) barang atau jasa. Kontrak ini mengatur secara rinci hak dan kewajiban kedua pihak, mulai dari spesifikasi barang/jasa, harga, jadwal, hingga mekanisme pembayaran dan penyelesaian sengketa. Penyusunan kontrak yang cermat sangat urgent untuk mencegah sengketa di masa datang dan memastikan kelancaran pelaksanaan pengadaan. Dengan kontrak yang disusun dengan baik, kedua pihak memiliki jaminan bahwa kesepakatan dijalankan sesuai tujuan dan spesifikasi yang telah disepakati.

Perbedaan Sektor Swasta vs BUMN

Praktik penyusunan kontrak berbeda antar sektor. Di sektor swasta, perusahaan umumnya menerapkan kebijakan internal dalam pengadaan. Aturan dan prosedur kontrak ditetapkan oleh masing-masing perusahaan dan bersifat lebih fleksibel, dengan fokus pada efisiensi biaya, kualitas, dan waktu. Pengadaan swasta dapat menggunakan mekanisme seperti tender terbuka atau negosiasi langsung sesuai kebutuhan dan strategi perusahaan, dengan syarat tidak bertentangan dengan peraturan persaingan usaha.

Sementara itu, BUMN berada di antara sektor publik dan swasta. Walaupun memiliki fleksibilitas seperti swasta, BUMN tetap tunduk pada prinsip-prinsip pengadaan pemerintah. Dalam praktiknya BUMN menggunakan kombinasi mekanisme: beberapa kontrak ditender secara terbuka (sesuai regulasi pemerintah), tetapi ada juga ruang untuk negosiasi langsung apabila diizinkan. Dengan demikian, kontrak di lingkungan BUMN harus mengakomodasi kebijakan internal BUMN sekaligus mematuhi ketentuan perundang-undangan pengadaan publik.

Prinsip Dasar Kontrak Pengadaan yang Baik

Penyusunan kontrak pengadaan harus berpegang pada prinsip-prinsip utama untuk menjamin kesuksesan dan keadilan proses. Beberapa prinsip dasar yang wajib diterapkan antara lain:

• Keterbukaan (Transparency). Semua informasi penting (spesifikasi, harga, jadwal, syarat pembayaran) disampaikan secara terbuka dan jelas kepada kedua pihak. Hal ini mencegah miskomunikasi dan potensi penyalahgunaan.
• Keadilan (Fairness). Klausul kontrak disusun secara adil untuk kedua pihak, tanpa menguntungkan salah satu pihak secara tidak wajar. Setiap kewajiban dan hak dinyatakan seimbang, dan tidak ada persyaratan yang merugikan satu pihak secara ekstrim.
• Akuntabilitas (Accountability). Para pihak harus bertanggung jawab atas komitmen kontraknya. Dengan prinsip ini, jika salah satu pihak gagal memenuhi kewajiban (misalnya terlambat mengirim atau telat bayar), pihak tersebut dapat dikenai sanksi sebagaimana disepakati. Prinsip ini memperkuat kepatuhan terhadap isi kontrak.
• Efisiensi. Kontrak disusun untuk memungkinkan pelaksanaan yang efisien. Hal ini meliputi penetapan jadwal kerja dan termin pembayaran yang realistis serta prosedur pemantauan yang efektif. Kontrak yang efisien meminimalkan pemborosan sumber daya dan menyelaraskan pelaksanaan pengadaan sesuai rencana.

Selain itu, beberapa prinsip kontrak lainnya yang lazim diterapkan adalah asas pacta sunt servanda (perjanjian mengikat bak undang-undang para pihak) dan asas keseimbangan antar kewajiban (tidak memuat ketentuan yang menimbulkan ketidakseimbangan hak/kewajiban). Prinsip-prinsip ini membantu menciptakan kontrak yang kuat, jelas, dan dapat dipertanggungjawabkan.

Struktur dan Elemen Kontrak Pengadaan

Kontrak pengadaan biasanya tersusun secara sistematis dan terdiri dari beberapa bagian penting:

• Pendahuluan (Recitals): Berisi identitas para pihak (nama, alamat, NPWP), latar belakang dan maksud kesepakatan, serta definisi istilah teknis yang dipakai dalam kontrak. Di sini juga dicantumkan tujuan kontrak dan dasar hukum yang menjadi acuan.
• Ruang Lingkup Kerja: Menjelaskan secara rinci apa saja pekerjaan atau barang/jasa yang akan disediakan. Misalnya lingkup tugas penyedia jasa, spesifikasi produk, volume, dan hasil yang diharapkan. (Contoh: “Pihak Kedua bertanggung jawab menyediakan 100 unit alat … sesuai spesifikasi terlampir.”)
• Harga dan Pembayaran: Menetapkan nilai kontrak (jumlah total) dan mekanisme pembayaran. Termasuk terminasi (misalnya pembayaran per milestone atau termin sesuai persentase penyelesaian), mata uang, syarat faktur, serta denda keterlambatan pembayaran jika ada. Contoh, “Pembayaran dilakukan 30 hari setelah Pihak Kedua menyerahkan invoice dan dokumen pendukung lengkap.”
• Jaminan Pelaksanaan: Memuat kewajiban jaminan seperti performance bond atau garansi produk. Misalnya prosentase garansi (umumnya 5–10% nilai kontrak) dalam bentuk bank garansi yang dapat diuangkan jika penyedia gagal memenuhi kewajiban. Pasal ini juga dapat mengatur Jaminan Pemeliharaan (maintenance bond) setelah pekerjaan selesai.
• Jadwal Pelaksanaan: Menyatakan waktu mulai dan akhir pekerjaan, milestone penting, serta konsekuensi keterlambatan. Misalnya tiap milestone harus diselesaikan dalam rentang tanggal tertentu, dengan denda (penalty) untuk keterlambatan yang melebihi batas.
• Kewajiban Para Pihak: Menguraikan kewajiban operasional masing-masing pihak. Contohnya, “Pihak Pertama bertanggung jawab menyediakan akses lokasi kerja dan pembayaran tepat waktu; Pihak Kedua bertanggung jawab memenuhi spesifikasi teknis dan melaporkan progres pekerjaan secara berkala.”.
• Manajemen Risiko & Force Majeure: Klausul ini mengatur ketentuan keadaan luar biasa (force majeure) seperti bencana alam atau pandemi. Misalnya menetapkan jenis kejadian force majeure, prosedur klaim, serta konsekuensi penghentian atau perpanjangan masa kontrak.
• Perubahan (Variasi): Menetapkan prosedur perubahan lingkup kerja (variation order), termasuk persetujuan tertulis perubahan, dampak pada harga, dan timeline. Hal ini untuk mengantisipasi kebutuhan modifikasi di tengah jalan.
• Pengakhiran Kontrak: Mengatur syarat-syarat pemutusan kontrak sebelum waktunya, baik atas kehendak sendiri (terminated for convenience) maupun karena wanprestasi (terminated for default). Termasuk konsekuensi finansial serta penyelesaian pekerjaan yang telah dilakukan hingga saat pemutusan.
• Penyelesaian Sengketa: Menyebutkan mekanisme penyelesaian bila terjadi perselisihan. Biasanya kontrak menetapkan pilihan hukum yang berlaku (misalnya Hukum Republik Indonesia) dan cara penyelesaian sengketa (pengadilan atau arbitrase). Di pengadaan publik sering juga dicantumkan BANI Pengadaan sebagai alternatif arbitrase khusus kontrak pengadaan.
• Ketentuan Penutup: Memuat hal-hal administratif terakhir seperti klausul kerahasiaan, persetujuan perubahan tertulis, ketentuan seluruh perjanjian (entire agreement), dan tanggal mulai berlaku.

Dengan elemen-elemen tersebut, kontrak menjadi dokumen yang lengkap, jelas, dan mengikat. Sebagai contoh, format standar kontrak pengadaan seringkali mencakup “Pembukaan” (judul, nomor, tanggal, pihak-pihak) dan “Isi” (pernyataan kesepakatan, harga kontrak, ruang lingkup, kewajiban, jadwal). Pemahaman terhadap struktur ini membantu semua pihak memastikan tidak ada poin kritis yang terlewat saat penandatanganan.

Tahapan Penyusunan Kontrak

Penyusunan kontrak sebaiknya dilakukan secara sistematis dalam beberapa tahapan utama:

1. Pra-Kontrak (Perencanaan): Meliputi identifikasi kebutuhan dan spesifikasi pengadaan, serta penyusunan dokumen pengadaan (misalnya Request for Proposal). Pihak pengadaan menentukan kerangka kontrak dasar, termasuk jenis kontrak (lump-sum, harga satuan, dsb.) dan kriteria pemilihan penyedia.
2. Negosiasi Awal: Setelah pemenang lelang/seleksi ditetapkan, kedua pihak (PPK dan penyedia) mulai berunding tentang poin-poin kontrak. Agenda negosiasi mencakup ruang lingkup pekerjaan, harga final, jadwal, jaminan mutu, penalti, dan risiko. Disarankan melakukan simulasi dan persiapan tim negosiator multidisipliner agar semua aspek (teknis, biaya, legal) diperhitungkan dengan matang.
3. Drafting Kontrak: Penyusunan draft kontrak berdasarkan hasil negosiasi. Tim legal merumuskan pasal-pasal kontrak dengan bahasa yang jelas dan mengikuti prinsip “one clause one concept” (satu klausa satu isu), agar kontrak ringkas dan tidak ambigu. Draft mencakup semua elemen penting seperti yang diuraikan di atas.
4. Review Legal dan Internal: Draft kontrak diperiksa ulang oleh tim hukum dan pihak terkait (pengadaan, keuangan, manajemen). Pada tahap ini dilakukan klarifikasi istilah, verifikasi kesesuaian dengan peraturan (mis. peraturan pengadaan pemerintah atau Permen BUMN), serta penilaian risiko hukum. Setiap koreksi atau masukan dituangkan dalam amandemen draft.
5. Penandatanganan Kontrak: Setelah draft final disetujui kedua belah pihak, kontrak ditandatangani oleh pejabat berwenang. Pastikan seluruh syarat sahnya kontrak (kesepakatan, kecakapan, objek jelas, dan sebab halal) terpenuhi sesuai KUHPerdata. Salinan kontrak dibagi ke pihak terkait dan didokumentasikan dengan baik.
6. Pelaksanaan/Eksekusi Kontrak: Pasca-tanda tangan, kedua pihak melaksanakan isi kontrak. Pihak pengadaan memonitor progress pekerjaan, melakukan pemeriksaan lapangan, dan memproses pembayaran sesuai termin. Penyedia bekerja sesuai ruang lingkup dan menjaga kualitas. Jika terjadi perubahan kebutuhan, perubahan kontrak (change order) dikelola sesuai prosedur yang disepakati. Selama eksekusi, pemantauan risiko dan kinerja sangat krusial agar kontrak dapat diselesaikan sesuai target.

Secara ringkas, penyusunan kontrak melewati segmen perencanaan, perancangan syarat, negosiasi final, review legal, hingga penandatanganan dan monitoring pelaksanaan. Pendekatan sistematis ini memastikan setiap tahapan mendapat perhatian dan kontrak menjadi dasar yang kokoh bagi pelaksanaan pengadaan.

Contoh Pasal Utama dalam Kontrak

Berikut contoh pasal-pasal penting yang umumnya ada dalam kontrak pengadaan:

• Pasal Para Pihak: Menyebutkan identitas lengkap dan legalitas (mis. NIK/KITAS atau NPWP) dari kedua pihak serta kuasa yang ditunjuk untuk menandatangani kontrak.
• Pasal Definisi: Merinci istilah teknis atau singkatan dalam kontrak agar tidak terjadi salah tafsir. Misalnya mendefinisikan “Pekerjaan”, “SPP”, atau “Berita Acara Serah Terima (BAST)”.
• Pasal Ruang Lingkup Pekerjaan: Menjelaskan secara spesifik apa yang akan dikerjakan atau diserahkan penyedia kepada pengguna. Contohnya: “Pihak Kedua wajib menyediakan dan memasang peralatan X sesuai spesifikasi terlampir dan pelaksanaan sesuai Standar Pelayanan Minimal (SPM)”.
• Pasal Harga Kontrak dan Pembayaran: Mengatur nilai kontrak (angka dan huruf), jadwal pembayaran (mis. DP, termin, pelunasan), mata uang, dan persyaratan lain. Contoh kalimat: “Total harga kontrak adalah Rp … (terbilang: …) dan dibayar dalam 3 termin sesuai perkembangan pekerjaan.”
• Pasal Jaminan Pelaksanaan: Memuat kewajiban penyedia memberikan bank garansi/performance bond (misalnya 5% dari nilai kontrak) untuk menjamin kinerja. Contoh: “Penyedia wajib menyerahkan jaminan pelaksanaan kepada Pihak Pertama dalam bentuk Garansi Bank selama masa pelaksanaan kontrak.”
• Pasal Jangka Waktu Pekerjaan: Menetapkan tanggal mulai dan batas akhir penyelesaian pekerjaan, serta konsekuensi penalti jika terlambat. Misalnya: “Pekerjaan harus diselesaikan dalam 90 (sembilan puluh) hari kalender terhitung sejak tanggal efektif kontrak.”
• Pasal Force Majeure: Menjelaskan peristiwa-peristiwa di luar kendali (bencana alam, kebijakan pemerintah tiba-tiba, dsb.) dan akibatnya. Contoh: “Dalam hal terjadi kejadian force majeure, para pihak sepakat menangguhkan kewajiban sementara hingga kondisi normal kembali.”
• Pasal Perubahan dan Variasi: Menetapkan prosedur perubahan lingkup atau spesifikasi. Contoh: “Setiap permintaan perubahan pekerjaan harus disetujui secara tertulis oleh kedua pihak dan disertai penyesuaian harga dan jadwal.”
• Pasal Pengakhiran Kontrak: Mengatur hak masing-masing pihak untuk memutus kontrak, baik karena wanprestasi atau demi kepentingan (convenience). Contoh: “Pihak Pertama berhak mengakhiri kontrak secara sepihak apabila Pihak Kedua wanprestasi lebih dari 14 hari kerja setelah mendapat peringatan tertulis.”
• Pasal Penyelesaian Sengketa: Menyebutkan hukum yang berlaku (biasanya Hukum Indonesia) dan mekanisme penyelesaian sengketa (misalnya melalui arbitrase BANI Pengadaan atau pengadilan negeri). Contoh: “Apabila terjadi perselisihan, para pihak sepakat menyelesaikan secara musyawarah; jika gagal, maka sengketa akan diselesaikan melalui arbitrase BANI Pengadaan di Jakarta.”
• Pasal Lain-lain: Termasuk klausul kerahasiaan, keabsahan, dan pernyataan seluruh perjanjian (entire agreement), serta tanda tangan para pihak.

Pasal-pasal di atas merupakan contoh cakupan utama. Dalam praktik, kontrak bisa lebih rinci dan menambahkan klausul lain (asuransi, keikutsertaan sub-kontraktor, dsb.) sesuai kompleksitas pengadaan.

Tantangan Umum dan Solusinya

Dalam penyusunan kontrak pengadaan, terdapat beberapa tantangan umum yang sering ditemui:

• Klarifikasi Spesifikasi: Tidak jarang kontrak gagal sepenuhnya karena tidak akuratnya spesifikasi teknis. Barang atau jasa yang diterima tidak sesuai dengan yang dipersyaratkan. Hal ini disebabkan oleh perencanaan yang kurang matang dan dokumentasi kontrak yang ambigu. Solusi: Penyusunan spesifikasi yang terperinci dan klarifikasi lebih awal dengan penyedia. Melibatkan ahli teknis saat drafting agar semua kebutuhan proyek tercantum jelas.
• Manajemen Risiko yang Lemah: Risiko seperti keterlambatan suplai, fluktuasi harga material, atau kegagalan penyedia sering kali tidak diantisipasi. Padahal pengelolaan risiko yang buruk dapat mengganggu jadwal dan kualitas. Solusi: Melakukan identifikasi dan mitigasi risiko di awal, misalnya mengatur klausul revisi harga atau penjadwalan ulang (extension of time). Menggunakan performance bond dan asuransi untuk mengurangi risiko finansial.
• Birokrasi dan Koordinasi: Dalam pengadaan publik khususnya, proses persetujuan dan dokumentasi bisa panjang. Koordinasi antar unit (proyek, keuangan, hukum) sering tidak selaras sehingga drafting molor. Solusi: Menetapkan tim proyek yang terkoordinasi, menentukan jadwal jelas untuk setiap review, dan memanfaatkan sistem e-procurement untuk transparansi serta efisiensi proses.
• Kapasitas Sumber Daya Manusia: Kurangnya kemampuan penyusun kontrak (pengadaan) dalam aspek hukum dan teknis menghambat pembuatan kontrak yang baik. Solusi: Pelatihan dan sertifikasi bagi petugas pengadaan dan manajer kontrak untuk meningkatkan kompetensi profesionalnya.
• Kepatuhan Hukum: Perubahan regulasi pengadaan (Perpres, Permen, dll.) yang sering terjadi membuat kontrak harus cepat beradaptasi. Kesalahan interpretasi aturan (misal perpajakan atau larangan collusion) berpotensi membatalkan kontrak. Solusi: Konsultasi rutin dengan tim legal dan mengikuti pembaruan peraturan. Menggunakan template yang telah diperbarui sesuai ketentuan terbaru (misalnya ketentuan terbaru PP 28/2025 tentang risiko usaha).

Setiap tantangan di atas dapat diatasi dengan pendekatan solutif: komunikasi intens dengan semua pemangku kepentingan, penerapan teknologi pengadaan (e-procurement), penggunaan dokumen standar, serta mekanisme review dan audit berkala. Dengan demikian, risiko kesalahan kontrak dapat diminimalkan dan kontrak menjadi lebih aman serta dapat diandalkan.

Best Practices dan Rekomendasi

Untuk menghasilkan kontrak pengadaan yang aman, adil, dan efisien, beberapa best practice berikut direkomendasikan:

• Penerapan Standar & Template: Gunakan template kontrak baku yang sudah diuji kepatuhannya terhadap peraturan, agar tidak ada klausul penting terlewat. Prinsip one clause one concept membantu membuat kontrak sistematis dan mudah dipahami.
• Kejelasan Bahasa: Tulis kontrak dengan bahasa Indonesia formal yang jelas dan tidak multitafsir. Hindari istilah berbelit; jika perlu, sertakan definisi untuk istilah teknis.
• Transparansi Informasi: Pastikan semua ketentuan dan asumsi kontrak dipublikasikan atau dikomunikasikan dengan baik. Penerapan sistem pengadaan elektronik dan arsip digital kontrak meningkatkan transparansi dan memudahkan akses audit.
• Penggunaan E-Procurement: Sistem e-procurement memudahkan pencatatan proses pengadaan mulai dari pemilihan penyedia hingga kontrak. Ini turut mengurangi birokrasi dan meningkatkan akuntabilitas.
• Pelatihan dan Sertifikasi: Tingkatkan kompetensi tim pengadaan dengan pelatihan regu-lar dan sertifikasi (misalnya SPP dan CPO). Petugas yang terlatih lebih paham hal-hal legal dan teknis, sehingga lebih teliti saat menyusun kontrak.
• Monitoring Pasca-Kontrak: Segera setelah kontrak berjalan, lakukan monitoring dan evaluasi berkelanjutan. Tindak lanjuti perubahan kondisi (misal perubahan teknologi atau kebijakan) dengan addendum kontrak jika diperlukan.
• Keadilan dan Kepatuhan: Terapkan mekanisme pengawasan untuk memastikan kontrak dijalankan sesuai prinsip pengadaan (antikorupsi, kompetisi sehat). Misalnya sediakan ruang bagi pihak ke-3 (komite pengadaan/ auditor independen) untuk review proses pengadaan dan pelaksanaan kontrak.

Dengan mengikuti praktik-praktik di atas, kontrak pengadaan akan lebih kuat secara hukum dan menjunjung prinsip profesionalisme. Kontrak yang disusun secara sistematis dan transparan tidak hanya melindungi kepentingan perusahaan/BUMN tetapi juga meningkatkan kepercayaan mitra dagang. Hasil akhirnya, proses pengadaan menjadi lebih efektif, hemat biaya, dan meningkatkan kinerja bisnis secara keseluruhan.

Sumber: Panduan dan praktik penyusunan kontrak pengadaan mengacu pada literatur hukum dan artikel praktis terkini yang dirangkum untuk profesional di sektor pengadaan. Data dan rekomendasi disesuaikan dengan regulasi Indonesia terbaru agar relevan untuk publikasi media profesional.