Teknik Perhitungan Owners Estimate (OE) dalam Pengadaan Umum Lintas Sektor

Definisi & Pentingnya Owners Estimate (OE)

Owners Estimate (OE) atau Harga Perkiraan Sendiri (HPS) adalah estimasi harga pengadaan barang/jasa yang disusun secara profesional dan diajukan oleh pejabat berwenang (PPK). Menurut definisi resmi, “Harga Perkiraan Sendiri (HPS) atau Owner Estimate (OE) adalah perkiraan harga pengadaan barang/jasa yang dianalisa secara profesional dan disahkan oleh eksekutif yang memiliki otoritas”. OE berfungsi sebagai patokan utama dalam proses tender dan evaluasi, untuk mendapatkan penawaran yang wajar, dapat dipertanggungjawabkan, dan sesuai kontrak. Dengan kata lain, penyusunan OE merupakan kunci keberhasilan manajemen pengadaan karena memastikan anggaran realistis dan transparan. Dalam Supply Chain yang efektif, perkiraan biaya yang andal penting untuk perencanaan dan penganggaran, serta menyeimbangkan kebutuhan responsif dengan efisiensi anggaran.

Tujuan dan Fungsi OE dalam Pengadaan

Tujuan OE dalam pengadaan adalah menyediakan acuan internal untuk menilai kewajaran dan kesinambungan harga. Tujuan utamanya mencakup perencanaan anggaran yang matang serta kontrol biaya agar anggaran pengadaan tidak membengkak atau terjadi kerugian negara. Secara fungsi, OE digunakan sebagai alat evaluasi dan kendali pengadaan. Misalnya, OE dipakai untuk:

• Menilai kewajaran harga penawaran – Menentukan apakah total harga yang ditawarkan penyedia sudah wajar dibandingkan rincian HPS.
• Membatasi jaminan penawaran – Menetapkan batas atas nilai jaminan pelaksanaan (bond) agar sesuai dengan risiko nilai penawaran rendah.
• Acuan penetapan kontrak – Sebagai dasar mendeteksi harga satuan timpang (misal komponen penawaran >110% dari HPS).
• Patokan pagu anggaran – Sebagai referensi saat semua penawaran melebihi pagu anggaran.
• Negosiasi harga – Digunakan sebagai titik tawar saat negosiasi (terutama jika proses langsung atau konsultan).

Rangkaian fungsi tersebut menegaskan bahwa OE bukan hanya anggaran awal, tetapi juga tolok ukur efisiensi dan efektivitas proses pengadaan. Dengan memiliki OE yang akurat, instansi dapat menghindari proses tender yang berbiaya berlebihan atau menimbulkan kerugian.

Prinsip dan Pendekatan Umum Penyusunan OE

Dalam menyusun OE berlaku beberapa prinsip dasar pengadaan. Pertama, OE ditetapkan oleh Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) sesuai peraturan. Seluruh perhitungan harus dilakukan secara keahlian (profesional) dengan menggunakan data yang dapat dipertanggungjawabkan. Selain itu, OE harus memperhitungkan keuntungan (profit margin) dan biaya tidak langsung (overhead cost) agar mencerminkan harga pasar sebenarnya. Nilai total OE bersifat terbuka (tidak rahasia) dan merupakan hasil perhitungan ditambah Pajak Pertambahan Nilai (PPN). Semua komponen biaya utama (misalnya material, tenaga kerja, jasa) harus dianalisis dengan cermat.

Pendekatan umum dalam penyusunan OE melibatkan pengumpulan data dari berbagai sumber. Beberapa sumber dan metode yang biasa dipakai antara lain:

• Harga Pasar dan Kontrak Sebelumnya: Meneliti harga pasar terkini dan data kontrak serupa sebelumnya sebagai benchmark.
• Perhitungan Harga Satuan: Menghitung biaya berdasarkan spesifikasi teknis (misal memakai COGS atau analisis bill of quantity).
• Daftar Harga Vendor: Menggunakan price list dari produsen atau distributor.
• Metode Delphi: Mengumpulkan estimasi dari panel ahli untuk mencapai konsensus harga.

Pada intinya, penyusunan OE harus sistematis, didasarkan pada best practice, dan mematuhi regulasi pengadaan yang berlaku (misalnya batas waktu 28 hari kerja sebelum tender, sebagaimana dipersyaratkan perundang-undangan). Penggunaan pendekatan campuran (multi-method) sering diperlukan untuk cakupan yang lebih komprehensif.

Metode Perhitungan OE

Ada beberapa metode perhitungan OE yang umum dipakai sesuai jenis pengadaan:

• Unit Rate (Harga Satuan): Menghitung estimasi berdasarkan tarif per unit output. Misalnya, mencari harga per unit laptop, kursi, atau per kegiatan pekerjaan, lalu dikalikan jumlah kebutuhan. Metode ini cocok untuk barang/jasa yang spesifikasinya standar. Data harga satuan bisa diperoleh dari kontrak sebelumnya atau price list.
• Benchmarking (Analog/Referensi): Membandingkan harga dengan data dari proyek atau instansi lain. Contohnya membandingkan harga pasar atau tarif pesaing serupa sebagai referensi. Jika tersedia, gunakan data pengadaan terdahulu atau sumber eksternal terpercaya sebagai tolok ukur.
• Metode Parametrik: Mengestimasi biaya dengan formula berdasarkan parameter kuantitas tertentu (misalnya luas ruangan, kapasitas beban, atau jumlah peserta pelatihan). Contoh: menghitung biaya training per peserta, lalu dikalikan jumlah peserta. Data parameternya biasanya diambil dari analisis historis. Liputan6 menyarankan pemilihan metode analogi, parametrik, atau bottom-up sesuai jenis pengadaan.
• Bottom-Up (Rinci): Memecah keseluruhan pengadaan menjadi komponen-komponen biaya paling kecil (misal material, tenaga kerja, jasa per item) dan menjumlahkannya. Pendekatan ini paling detail, tetapi memerlukan waktu dan data lengkap.
• Metode Delphi: Melibatkan ahli/komite berpengalaman untuk memberikan estimasi melalui diskusi berulang (jika data sangat terbatas atau unik).

Pemilihan metode harus disesuaikan konteks. Sering kali diperlukan kombinasi beberapa metode untuk mendapatkan estimasi yang akurat. Misalnya, menggunakan unit rate untuk komponen yang jelas, benchmarking untuk cross-check nilai pasar, dan bottom-up untuk rincian nilai tambah. Sebagai catatan, peraturan pengadaan umumnya menekankan agar penyusunan HPS/OE dilakukan secara keahlian dan sistematis.

Komponen Biaya dalam OE

OE mencakup berbagai komponen biaya yang relevan dengan pengadaan. Secara umum, komponen biaya yang harus diperhitungkan antara lain:

• Biaya Langsung: Meliputi biaya pembelian barang sesuai spesifikasi (harga pokok barang), biaya bahan baku (jika ada proses produksi/konstruksi), biaya tenaga kerja langsung (jika jasa memerlukan tenaga kerja tertentu), dan biaya peralatan khusus (sewa atau depresiasi alat yang dipakai langsung).
• Biaya Tidak Langsung (Overhead): Biaya operasional yang mendukung pengadaan, misalnya biaya administrasi pengadaan, komunikasi, utilitas kantor, dan biaya manajemen umum.
• Biaya Logistik dan Pengiriman: Biaya transportasi pengiriman barang ke lokasi, asuransi pengiriman, bea masuk atau pajak impor (untuk barang impor).
• Biaya Instalasi dan Komisioning: Jika barang memerlukan instalasi atau pengujian (misalnya peralatan komputer, mesin), perkirakan biaya pemasangan dan biaya uji coba sebelum serah terima.
• Biaya Pelatihan dan Transfer Pengetahuan: Jika pengadaan termasuk fasilitas pelatihan pengguna atau transfer teknologi (misal sistem baru), masukkan biaya pelatihan personel dan dokumentasi manual.
• Biaya Pemeliharaan dan Suku Cadang: Estimasi biaya garansi, perawatan rutin, dan suku cadang selama masa operasional awal.
• Pajak dan Retribusi Resmi: PPN (umumnya 10%-12% di Indonesia), Pajak Penghasilan (PPh) jika berlaku, serta retribusi atau pungutan lain sesuai peraturan daerah atau kebijakan instansi.
• Keuntungan (Profit) Penyedia: Margin keuntungan wajar bagi penyedia barang/jasa—bagian ini sudah termasuk dalam harga satuan jika metode dilakukan di tingkat vendor.
• Kontingensi (Cadangan): Alokasi biaya tak terduga atau risiko (biasanya beberapa persen dari total) untuk mengantisipasi fluktuasi harga atau perubahan mendadak, terutama pada proyek berskala besar.
• Lisensi dan Hak Kekayaan Intelektual: Jika terkait software, teknologi berlisensi, atau royalti, masukkan biaya lisensi dan royalti yang diperlukan.

Dalam praktiknya, penyusun OE harus memilih komponen yang relevan sesuai jenis pengadaan. Misalnya, pengadaan ATK sederhana mungkin hanya melibatkan biaya pembelian dan PPN, sedangkan proyek TI kompleks memerlukan hampir semua komponen di atas. Semua komponen biaya sebaiknya dihitung berdasarkan data akurat: survei pasar terkini, data historis, dan konfirmasi ahli. Dokumentasi terperinci atas asumsi dan sumber data untuk tiap komponen sangat penting sebagai bukti perhitungan.

Simulasi Contoh Perhitungan OE

Sebagai ilustrasi, berikut langkah-langkah simulasi OE untuk pengadaan 50 unit laptop spesifikasi Intel Core i5, RAM 8GB, SSD 512GB. Asumsikan harga pasar per laptop sekitar Rp 10.000.000 (harga pasar terkini diketahui berkisar Rp 9–12 juta).

1. Analisis Kebutuhan: Tentukan spesifikasi persis dan jumlah unit. Misalnya, 50 laptop Core i5 8GB 512GB.
2. Survei Harga Pasar: Kumpulkan informasi harga. Misalnya, harga Dell Inspiron Core i5 ~Rp11,7 juta atau Asus VivoBook ~Rp10 juta. Untuk perhitungan, gunakan Rp10.000.000 per unit.
3. Hitung Biaya Langsung: Kalikan harga satuan dengan jumlah: 50 × Rp10.000.000 = Rp500.000.000. Ini adalah biaya pokok barang.
4. Tambahkan Biaya Logistik: Asumsikan biaya pengiriman dan asuransi Rp 2.000.000 (total untuk semua unit). Jadi subtotal awal Rp502.000.000.
5. Overhead dan Cadangan: Tambahkan misalnya 5% dari biaya langsung untuk overhead administrasi: 5% × Rp500.000.000 = Rp25.000.000. Tambahkan cadangan risiko 3%: Rp15.000.000. Total sebelum profit = Rp542.000.000.
6. Keuntungan Penyedia: Tambahkan margin penyedia (misal 10% dari subtotal Rp542.000.000) = Rp54.200.000. Subtotal akhir (sebelum pajak) menjadi Rp596.200.000. (Perlu diingat menurut prinsip HPS, keuntungan sudah dihitung sejak awal.)
7. Pajak: Hitung PPN 11% (tarif PPN 2025 di Indonesia) dari subtotal: 11% × Rp596.200.000 ≈ Rp65.582.000. Total OE akhir = Rp661.782.000.

Hasil perhitungan tersebut (OE sekitar Rp 661,8 juta) merupakan perkiraan anggaran pengadaan. Selama proses ini, penting melibatkan tim lintas fungsi (teknik, keuangan) untuk memvalidasi setiap asumsi. Prinsip-prinsip perhitungan HPS berlaku sepanjang langkah di atas: data dapat dipertanggungjawabkan, laba dan overhead dimasukkan, serta pendekatan yang digunakan sesuai karakter pengadaan.

Tantangan Umum dan Cara Mengatasinya

Dalam praktik, penyusunan OE/HPS menghadapi beberapa tantangan utama:

• Keterbatasan Data dan Informasi: Sering kali sulit mendapatkan data harga pasar terkini atau data historis yang relevan. Tanpa referensi yang kuat, estimasi rentan bias.
• Proses Manual yang Rumit: Penyusunan HPS tradisional melibatkan banyak langkah manual (analisis kebutuhan, riset pasar, perhitungan terperinci) yang memakan waktu dan rawan kesalahan manusia. Padahal OE harus akurat, manual error dapat menimbulkan kesalahan besar.
• Perubahan Spesifikasi/Kondisi Pasar: Jika spesifikasi berubah atau harga di pasar berfluktuasi (inflasi, kurs valas), OE yang sudah disusun bisa menjadi tidak relevan. Perubahan ini sulit diantisipasi.
• Ketergantungan pada Keahlian Individu: Kualitas OE sangat tergantung kemampuan dan integritas penyusun. Seperti dikatakan, “penyusun HPS bukan hal mudah… bahkan cenderung menjadi cacat” dalam praktik. Hal ini mengindikasikan potensi kesalahan (atau bahkan kecurangan) jika tidak ada pengawasan.

Cara Mengatasi:

Untuk mengatasi tantangan tersebut, beberapa langkah berikut dapat diambil:

• Cross-Check dan Review Multi-disiplin: Lakukan cross-check data harga dari berbagai sumber (survei pasar, kontrak terdahulu, katalog) dan libatkan tim ahli lintas fungsi (teknis, akuntansi, hukum) untuk memvalidasi asumsi. Liputan6 merekomendasikan melakukan validasi dan review bersama tim serta pihak terkait agar perhitungan OE dapat dipertanggungjawabkan.
• Dokumentasi Lengkap: Catat dengan rinci sumber data, asumsi, dan metode perhitungan yang digunakan. Dokumentasi yang baik memudahkan audit internal/eksternal dan pemecahan masalah jika ada temuan inkonsistensi.
• Pemanfaatan Teknologi: Menggunakan alat bantu (spreadsheet canggih atau software) bahkan teknologi AI untuk otomatisasi dapat mengurangi kesalahan manusia. Dengan AI, beberapa proses perhitungan komponen biaya dapat diotomatisasi sehingga “mengurangi risiko kesalahan manual dan menghemat waktu”. Aplikasi analitik juga memungkinkan simulasi skenario (misal inflasi, perubahan kurs) secara cepat.
• Pembaruan Berkala: Karena kondisi pasar bisa berubah, tinjau dan perbarui OE secara berkala, terutama menjelang proses tender. Pembaruan ini penting agar estimasi tetap relevan saat pelaksanaan pengadaan.

Dengan langkah-langkah di atas – yaitu mengintegrasikan data beragam, memastikan proses sistematis dan terdokumentasi, serta memanfaatkan teknologi – organisasi dapat meningkatkan akurasi OE dan meminimalkan kesalahan estimasi.

Best Practice & Rekomendasi Penyusunan OE

Berikut beberapa best practice yang dianjurkan dalam penyusunan OE/HPS agar akurat dan efisien:

• Terapkan Kebijakan yang Jelas: Pastikan HPS ditetapkan oleh pejabat berwenang sesuai regulasi. Sebelum perhitungan dimulai, tentukan prosedur (SOP) yang melibatkan persetujuan manajemen, ambang batas anggaran, dan batas waktu perhitungan (misal 28 hari sebelum tender).
• Libatkan Tim Multi-Disiplin: Bentuk tim khusus HPS yang melibatkan orang teknik (untuk spesifikasi), keuangan (untuk perhitungan biaya), dan pengguna akhir. Kolaborasi ini memastikan semua aspek dipertimbangkan.
• Gunakan Data Berkualitas: Manfaatkan data pasar terkini, laporan pengadaan serupa, dan price list vendor tepercaya sebagai referensi. Mintalah penawaran awal secara non-formal untuk pembanding. Data harga harus dapat dipertanggungjawabkan.
• Terapkan Metode Estimasi yang Tepat: Pilih metode perhitungan sesuai karakter pengadaan (unit rate untuk barang, bottom-up untuk proyek kompleks, parametrik untuk kontrak jasa berulang, dll). Kombinasikan beberapa metode jika perlu untuk validasi silang.
• Pertimbangkan Total Cost of Ownership (TCO): Untuk pengadaan aset jangka panjang, pertimbangkan konsep TCO. Hitung biaya sepanjang masa manfaat (termasuk pemeliharaan, energi, dll) dengan metode NPV. Pendekatan TCO mencegah fokus semata pada harga awal dan mengutamakan nilai manfaat jangka panjang.
• Transparansi dan Audit: Walaupun HPS bersifat internal, jadikan prosesnya transparan secara internal dengan mendokumentasikan asumsi dan rumus secara jelas. Buat bukti log (logbook) atau sistem digital untuk jejak audit. “AI dan sistem berbasis software pengadaan” bisa membantu melacak setiap langkah perhitungan.
• Evaluasi Pasca-Pengadaan: Setelah pengadaan selesai, bandingkan harga aktual dengan OE. Lakukan lessons learned untuk mengkalibrasi metode ke depan. Catatan perbedaan ini membantu meningkatkan akurasi perhitungan berikutnya.

Dengan menerapkan praktik-praktik tersebut, organisasi dapat menghasilkan OE yang lebih realistis, efisien, dan dapat dipertanggungjawabkan. Tujuannya agar setiap proses pengadaan berjalan optimal: anggaran tidak bocor, kualitas barang/jasa sesuai spesifikasi, dan proses pengadaan tetap transparan dan akuntabel.

Sumber: Panduan dan artikel terkait HPS/OE sebagai referensi di atas telah diadaptasi dan disintesiskan dari berbagai sumber pelatihan dan literatur industri. Informasi di atas memberikan gambaran mendalam tentang teknik perhitungan Owners Estimate dalam pengadaan lintas sektor.