Mana yang Lebih Dulu Ada: Instruksi Kerja atau SOP?

Instruksi Kerja | Dalam dunia manajemen sumber daya manusia (SDM) dan operasional perusahaan, dua dokumen yang sering menjadi pilar utama dalam menjaga konsistensi dan efisiensi adalah instruksi kerja (work instruction) dan Standard Operating Procedure (SOP). Meskipun keduanya memiliki tujuan yang saling melengkapi, yaitu untuk memastikan proses kerja berjalan dengan baik, sering kali muncul pertanyaan: mana yang lebih dulu ada, instruksi kerja atau SOP? Pertanyaan ini penting karena memahami urutan pengembangan kedua dokumen ini dapat membantu organisasi merancang sistem operasional yang lebih efektif.

Artikel ini akan membahas secara mendalam definisi, perbedaan, hubungan, dan urutan pengembangan antara instruksi kerja dan SOP, serta memberikan wawasan aplikatif bagi praktisi HR, HC, dan HRBP untuk mengoptimalkan penerapannya dalam organisasi.

Definisi dan Perbedaan Instruksi Kerja dan SOP

Apa Itu SOP?

Standard Operating Procedure (SOP) adalah dokumen yang merinci prosedur standar untuk melaksanakan suatu proses atau rangkaian aktivitas dalam organisasi. SOP bersifat umum dan mencakup gambaran besar tentang bagaimana suatu proses harus dilakukan, termasuk tujuan, ruang lingkup, tanggung jawab, dan langkah-langkah utama. SOP biasanya digunakan untuk memastikan konsistensi dalam pelaksanaan proses di seluruh departemen atau unit kerja.

Contoh: SOP untuk proses rekrutmen mungkin mencakup langkah-langkah seperti perencanaan kebutuhan tenaga kerja, pengumuman lowongan, penyaringan kandidat, wawancara, hingga penawaran kerja.

Apa Itu Instruksi Kerja?

Instruksi kerja adalah panduan yang lebih spesifik dan terperinci yang menjelaskan langkah-langkah teknis untuk menyelesaikan tugas tertentu dalam suatu proses. Instruksi kerja biasanya berfokus pada aktivitas individu atau tugas spesifik yang merupakan bagian dari SOP. Instruksi kerja sering kali mencakup detail seperti alat yang digunakan, urutan langkah, standar kualitas, dan prosedur keselamatan.

Contoh: Dalam SOP rekrutmen, instruksi kerja dapat berupa panduan langkah demi langkah untuk menggunakan sistem manajemen pelamar (ATS) dalam menyaring resume kandidat.

Perbedaan Utama

• Cakupan: SOP bersifat makro dan mencakup seluruh proses, sedangkan instruksi kerja bersifat mikro dan fokus pada tugas spesifik.

• Tingkat Detail: SOP memberikan panduan umum, sementara instruksi kerja sangat rinci dan teknis.

• Pengguna: SOP ditujukan untuk tim atau departemen, sedangkan instruksi kerja biasanya digunakan oleh individu yang menjalankan tugas tertentu.

• Tujuan: SOP memastikan konsistensi proses, sedangkan instruksi kerja memastikan akurasi dan efisiensi dalam pelaksanaan tugas.

Mana yang Lebih Dulu Ada?

Untuk menjawab pertanyaan apakah instruksi kerja atau SOP yang lebih dulu ada, kita perlu memahami hubungan hierarkis dan logika pengembangan keduanya dalam konteks operasional organisasi.

Pendekatan Hierarkis: SOP Mendahului Instruksi Kerja

Secara umum, dalam pengembangan sistem operasional, SOP biasanya dibuat terlebih dahulu karena berfungsi sebagai kerangka kerja utama yang mendefinisikan proses secara keseluruhan. SOP memberikan gambaran besar tentang alur kerja, tujuan, dan tanggung jawab yang harus dipenuhi dalam suatu proses. Setelah SOP selesai, instruksi kerja dikembangkan untuk merinci langkah-langkah spesifik yang diperlukan untuk menjalankan bagian-bagian tertentu dari proses tersebut.

Alasan SOP Didahulukan:

1. Memberikan Visi Keseluruhan: SOP menetapkan tujuan dan ruang lingkup proses, yang menjadi dasar untuk menentukan tugas-tugas spesifik yang memerlukan instruksi kerja.

2. Menjamin Konsistensi: SOP memastikan bahwa semua tugas dalam suatu proses selaras dengan tujuan organisasi sebelum instruksi kerja dibuat untuk tugas-tugas individu.

3. Mendukung Skalabilitas: Dengan SOP sebagai panduan utama, organisasi dapat mengembangkan instruksi kerja yang relevan untuk berbagai departemen atau peran tanpa kehilangan keselarasan.

Contoh Kasus: Dalam sebuah rumah sakit, SOP untuk prosedur operasi bedah mungkin dibuat terlebih dahulu untuk mendefinisikan langkah-langkah umum seperti persiapan pasien, sterilisasi ruang operasi, dan prosedur pascaoperasi. Setelah itu, instruksi kerja dibuat untuk tugas spesifik, seperti cara menggunakan alat sterilisasi atau teknik menjahit luka.

Pengecualian: Instruksi Kerja Mendahului SOP

Meskipun SOP biasanya dibuat terlebih dahulu, ada situasi di mana instruksi kerja dapat dikembangkan sebelum SOP, terutama dalam organisasi yang baru berkembang atau dalam konteks proyek spesifik. Misalnya:

• Organisasi Baru atau Startup: Dalam perusahaan rintisan dengan proses yang belum terdefinisi, instruksi kerja untuk tugas-tugas kritis sering kali dibuat terlebih dahulu berdasarkan praktik langsung di lapangan. SOP kemudian disusun untuk mengintegrasikan instruksi-instruksi kerja tersebut menjadi proses yang lebih terstruktur.

• Proyek Khusus atau Inovasi: Ketika perusahaan memperkenalkan teknologi atau metode baru, instruksi kerja untuk tugas-tugas teknis mungkin dibuat terlebih dahulu untuk menguji kelayakan sebelum SOP dirancang untuk mengatur proses secara keseluruhan.

Contoh Kasus: Sebuah startup teknologi yang mengembangkan aplikasi baru mungkin terlebih dahulu membuat instruksi kerja untuk pengkodean fitur tertentu. Setelah fitur tersebut terbukti efektif, SOP untuk pengembangan perangkat lunak secara keseluruhan baru disusun.

Hubungan Simbiosis

Pada praktiknya, pengembangan SOP dan instruksi kerja sering kali berjalan secara iteratif. SOP memberikan kerangka kerja, sementara instruksi kerja memberikan detail operasional. Umpan balik dari pelaksanaan instruksi kerja dapat digunakan untuk memperbaiki SOP, dan sebaliknya, perubahan dalam SOP dapat memengaruhi isi instruksi kerja.

Strategi Aplikatif untuk HR dan HRBP

Untuk memastikan bahwa SOP dan instruksi kerja dikembangkan secara efektif dan mendukung kinerja organisasi, praktisi HR, HC, dan HRBP dapat menerapkan strategi berikut:

1. Analisis Proses Bisnis

Sebelum menyusun SOP atau instruksi kerj, lakukan analisis menyeluruh terhadap proses bisnis yang ada. Identifikasi proses utama yang membutuhkan SOP dan tugas-tugas spesifik yang memerlukan instruksi kerja. Libatkan pemangku kepentingan dari berbagai departemen untuk memastikan bahwa dokumen yang dibuat relevan dan praktis.

2. Pendekatan Top-Down dan Bottom-Up

Gunakan pendekatan top-down untuk menyusun SOP, dimulai dari visi dan tujuan organisasi. Setelah SOP selesai, gunakan pendekatan bottom-up untuk mengembangkan instruksi kerja berdasarkan masukan dari karyawan yang menjalankan tugas sehari-hari. Pendekatan ini memastikan bahwa kedua dokumen saling mendukung.

3. Memanfaatkan Teknologi

Gunakan platform digital seperti perangkat lunak manajemen dokumen atau aplikasi berbasis cloud untuk menyimpan, mengelola, dan memperbarui SOP dan instruksi kerja. Teknologi seperti augmented reality atau video interaktif dapat digunakan untuk membuat instruksi kerja yang lebih mudah dipahami.

4. Pelatihan dan Komunikasi

SOP dan instruksi kerja tidak akan efektif tanpa pelatihan yang memadai. HRBP harus menyelenggarakan sesi pelatihan untuk memastikan bahwa karyawan memahami cara menggunakan kedua dokumen tersebut. Komunikasi yang transparan tentang tujuan dan manfaat dokumen ini juga penting untuk mengurangi resistensi karyawan.

5. Pemantauan dan Pembaruan Berkala

Baik SOP maupun instruksi kerja harus diperbarui secara berkala untuk mencerminkan perubahan dalam teknologi, regulasi, atau kebutuhan bisnis. Bentuk tim lintas departemen untuk mengevaluasi efektivitas dokumen ini setiap enam bulan sekali.

Tantangan dalam Pengembangan SOP dan Instruksi Kerja

Pengembangan SOP dan instruksi kerja tidak lepas dari tantangan, seperti:

• Kompleksitas Proses: Dalam organisasi besar, menyusun SOP yang mencakup semua proses dapat menjadi tugas yang rumit.

• Resistensi Karyawan: Karyawan mungkin merasa bahwa SOP atau instruksi kerja membatasi fleksibilitas mereka.

• Biaya dan Waktu: Penyusunan dokumen yang berkualitas tinggi membutuhkan investasi waktu dan sumber daya.

Untuk mengatasi tantangan ini, HR harus melibatkan karyawan dalam proses pengembangan, menggunakan teknologi untuk menyederhanakan penyusunan, dan mengkomunikasikan manfaat dokumen secara jelas.

Catatan

Secara umum, SOP biasanya dikembangkan terlebih dahulu sebagai kerangka kerja yang mendefinisikan proses secara keseluruhan, diikuti oleh instruksi kerja yang merinci tugas-tugas spesifik. Namun, dalam konteks tertentu, seperti startup atau proyek inovatif, instruksi kerja dapat mendahului SOP. Yang terpenting, kedua dokumen ini saling melengkapi dan harus dikembangkan secara iteratif untuk mendukung efisiensi dan konsistensi operasional.

Bagi praktisi HR, HC, dan HRBP, memahami hubungan antara SOP dan instruksi kerja serta strategi pengembangannya adalah kunci untuk menciptakan sistem operasional yang efektif. Dengan pendekatan yang sistematis, melibatkan teknologi, dan fokus pada pelatihan, organisasi dapat memastikan bahwa kedua dokumen ini berkontribusi pada peningkatan kinerja dan keunggulan kompetitif.